Klauzula Informacyjna do korespondencji

KLAUZULA INFORMACYJNA -KORESPONDENCJA ELEKTRONICZNA

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „Rozporządzeniem” lub „RODO”, informuję, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych jest Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą w Ciepłowodach, Pl. A. Mickiewicza 2, 57-211 Ciepłowody, telefon kontaktowy: 74 8 103 562, adres poczty elektronicznej: ops@opscieplowody.pl.
2. Administrator danych informuje, iż został powołany Inspektor ochrony danych, którego funkcję pełni VALVEN Sp. z o.o. Kontakt z Inspektorem jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod@valven.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora danych, wskazany powyżej.
3. Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji elektronicznej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:

• umożliwienia kontaktu z Administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami,
• dokumentowania ustaleń dokonywanych z kontrahentami, stronami postepowania, osobami, które reprezentują instytucje współpracujące i z innymi osobami,
• przyjmowania pism, zgłoszeń skarg i wniosków w formie elektronicznej,
• ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń,
• prowadzenia korespondencji urzędowej z wykorzystaniem usługi e-Doręczeń (publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego), w tym zapewnienia dowodów nadania i doręczenia korespondencji.

4. Podstawa prawną przetwarzania danych zwartych w korespondencji elektronicznej jest:
5. a) wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) - w związku ze skontaktowaniem się z Panią/ Panem w sprawie opisanej w treści korespondencji elektronicznej, przyjęcia i rozpatrzenia sprawy opisanej w korespondencji elektronicznej,
6. b) obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6. ust 1 lit. c RODO) – jeżeli przesłana korespondencja będzie dotyczyła podjęcia przez Administratora działań na podstawie przepisów prawa, w zakresie załatwiania sprawy w postaci elektronicznej poprzez podpisanie pisma podpisem kwalifikowalnym lub przesłania zapytań e-mailem w trybie np. informacji publicznej oraz

 w szczególności w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym z ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, a także przepisów regulujących załatwianie spraw przez podmiot publiczny (zależnie od rodzaju sprawy).

c)niezbędność do realizacji umowy zawartej z kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie korespondencji prowadzonej w celu realizacji umowy.

Pani/ Pana dane osobowe na podstawie art. 6 ust. ust. 1 lit. b RODO będziemy przetwarzać  jeśli jest Pani/ Pan stroną umowy.

1. d) dobrowolnie wyrażona zgoda (art. 6 ust 1 lit. a RODO). Jeżeli w przesłanej korespondencji zostaną zawarte dane szczególnych kategorii będą one przetwarzane na podstawie (art. 9 ust 2 lit. a RODO). Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji, poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania przez Ośrodek Pomocy Społecznej danych szczególnych kategorii. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie na podany adres e-mail: ops@opscieplowody.pl bez podawania przyczyny i bez wpływu za zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
2. e) wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) w związku z dochodzeniem roszczeń lub obroną przed roszczeniami, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Kodeksem cywilnym
3. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą podmioty, z którymi współpracuje Administrator tj.: dostawca i hostingodawca poczty elektronicznej, podmioty świadczące usługi doręczania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w tym m.in. ePUAP. Państwa dane osobowe zostaną udostępnione Poczcie Polskiej S.A., będącej publicznym dostawcą e-Doręczeń lub dostawcom niepublicznym, wpisanym do rejestru prowadzonego przez ministra właściwego ds. informatyzacji a także  innym podmiotom uprawnionym na mocy odrębnych przepisów prawa.
4. Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu załatwienia sprawy, w której zostały przesłane a następnie w przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez czas określony w tych przepisach. W pozostałych przypadkach zostaną usunięte.
5. Administrator danych osobowych oświadcza i zapewnia, że stosowane przez Niego środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa procesom przetwarzania danych osobowych odpowiadają wymaganiom określonym w RODO, w szczególności postanowieniom art. 32 RODO.
6. W związku z przetwarzaniem danych przysługują Pani/Panu następujące prawa:
7. a) prawo dostępu do danych osobowych w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
8. b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
9. c) prawo do żądania usunięcia danych osobowych w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
10. d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych,
11. e) prawo do przenoszenia danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany
12. f) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych Pani/Pana dotyczących, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust.1 lit. e RODO,
13. g) prawo do cofnięcia zgody, gdy przetwarzanie jest oparte o wyrażenie zgody bez konsekwencji dla przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem, jeśli dane zbierane są na podstawie zgody,

Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, z których można z nich skorzystać, wynikają  z przepisów RODO.

        Z praw tych może Pan/Pani skorzystać składając wniosek u Administratora

9. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Podanie przez Panią/ Pana danych osobowych w zakresie określonym przepisami prawa jest obowiązkowe w sytuacji, gdy przesłanką  przetwarzania danych osobowych jest przepis prawa lub  podjęcie działań między  stronami w celu zawarcia umowy a ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości realizacji celów w jakich zbierane są dane osobowe lub brakiem możliwości zawarcia umowy. Podanie danych osobowych, których przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz/lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) jest dobrowolne.
11. Pani/Pana dane osobowe nie są przetwarzane przez Administratora danych w sposób zautomatyzowany i nie są poddawane profilowaniu.
12. Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego w związku z korzystaniem przez Ośrodek Pomocy Społecznej z  usług firmy Microsoft Corporation/ Google Ireland Limited (firma hostingowa i dostawca poczty  elektronicznej). Firma Microsoft Corporation/ Google Ireland Limited korzysta z odpowiednich mechanizmów zgodności   takich    jak standardowe klauzule umowne w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych   osobowych wymaganego przez RODO.

Lub

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej, pl. Adama Mickiewicza 2,
   57-211 Ciepłowody.
2. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych Osobowych: Mariusz Kwaśnik kontakt: iod@valven.pl; telefon: 77 546 64 15
3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celach prowadzenie postępowań w sprawach:
   • świadczeń rodzinnych, zgodnie z ustawą z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych ( Dz. U. 2018 r., poz. 2220 z późn. zm. ),
   • zasiłków dla opiekunów, zgodnie z ustawą z dnia 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów ( Dz. U. 2017 r., poz. 2092 z późn. zm. ),
   • świadczeń wychowawczych, zgodnie z ustawą z dnia 11 lutego 2011 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci ( Dz. U. 2018 r., poz. 2134 z późn. zm. ),
   • świadczeń „Dobry start”, Uchwała Nr 80 Rady Ministrów z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie ustanowienia rządowego programu "Dobry start" ( M.P.2018.514 ),
   • wsparcia kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem", zgodnie z ustawą z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin ' Za życiem " ( Tekst jednolity Dz. U. 2019 r., poz. 473 ),
   • świadczeń z funduszu alimentacyjnego, zgodnie z ustawą z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów ( Tekst jednolity Dz. U. 2019 r., poz. 670 ),
   • karty dużej rodziny, zgodnie z ustawą z dnia 5 grudnia 2014 r. o karcie dużej rodziny ( Dz. U. 2017 r., poz. 1832 z późn. zm. ),
   • dodatków mieszkaniowych i energetycznych, zgodnie z ustawą z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych ( Dz. U. 2017 r., poz. 180 z późn. zm. ), zgodnie z ustawą z dnia 10 kwietnia 1997 r. prawo energetyczne ( Dz. U. 2019 r., poz. 755 z późn. zm. ),
   • pomocy społecznej, zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej ( Dz. U. 2018 r., poz. 1508 z późn. zm. ),
   • wspierania rodziny i systemie pieczy zastępczej, zgodnie z ustawą z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej ( Dz. U. 2018 r., poz. 998 z późn. zm. ),
   • zespołu interdyscyplinarnego do spraw przeciwdziałania przemocy w rodzinie, zgodnie z ustawą z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie ( Dz. U. 2015 r., poz. 1390 ),
4. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust.1 c rozporządzenia RODO. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji w/w celów, wynikających z przepisów prawa. W przypadku nieudostępnienia danych prowadzenie postępowań nie będzie możliwe.
5. Przysługuje Panu/Pani dostęp do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, żądanie zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Dane udostępnione przez Panią/Pana nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim. Odbiorcami danych będą tylko instytucje upoważnione z mocy prawa lub podmioty, którym dane muszą zostać udostępnione w celu realizacji w/w celów.
7. Dane udostępnione nie będą podlegały profilowaniu w sposób zautomatyzowany.
8. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.
9. Dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy, niż ten wymagany ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, licząc od początku roku następującego po roku, w którym dane osobowe zostały podane.